Wir automatisieren deine operativen Prozesse – damit du als Agenturinhaber oder Coach wieder verkaufen kannst, statt nur zu arbeiten.
In einer kostenlosen Erstanalyse zeigen wir dir in 30 Minuten, wo du die meiste Zeit verlierst – und wie du sie sofort zurückbekommst.
Dein Geschäft wächst. Deine Zeit nicht.
Nicht weil du unfähig bist. Sondern weil dein Business an dir als Person hängt – statt an sauberen Prozessen.
Was dich das wirklich kostet.
in operativem Kleinkram statt Sales
für Mitarbeiter, die bessere Prozesse ersetzen könnten
weil niemand schnell genug reagiert
trotz wachsendem Umsatz
Dein Fließband. Auf Autopilot.
Wir sind keine Tool-Berater, die dir Zapier erklären und dich allein lassen. Wir sind Prozess-Architekten, die dein gesamtes operatives System verstehen und von Grund auf automatisieren – von Kundengewinnung bis Bestandskundenbetreuung.
Ganzheitlicher Ansatz
Wir optimieren nicht einzelne Tasks – wir bauen dein komplettes operatives Betriebssystem, das ohne dich funktioniert.
Branchenkenntnis
Wir verstehen die spezifischen Workflows von Coaches, Beratern und Agenturen – keine generischen Lösungen von der Stange.
Done-for-you
Du musst kein Tech-Experte sein. Wir analysieren, bauen, testen und implementieren. Du sagst nur Ja.
ROI-orientiert
Jede Automation hat ein klares Ziel: Zeit sparen, Kosten senken oder Umsatz steigern. Keine Spielerei, nur Ergebnisse.
So läuft dein Business nach der Automation.
Ohne manuelles Eingreifen. Ohne dass du der Flaschenhals bist. Ohne Nachfragen.
Vom Lead zum Kunden – kein Lead geht mehr verloren.
Jeder Lead wird automatisch erfasst, qualifiziert und nachverfolgt. Dein Team bekommt nur noch warme Kontakte auf den Tisch – der Rest läuft im Hintergrund.
Lead kommt rein
Formular, Landingpage oder API – jeder Kontakt landet automatisch im CRM mit Status „Neu“.
Qualifizierung & Routing
Kategorisierung nach Budget, Branche und Anfrage-Typ. Automatische Zuweisung an den passenden Mitarbeiter.
Sofort-Benachrichtigung
Bestätigungsmail an den Lead, interner Alert ans Sales-Team, Aufgabe „Kontakt in 24h“ wird erstellt.
Statusfluss
„Qualifiziert“, „Termin gebucht“, „Nicht relevant“ – jeder Status triggert die nächste passende Aktion.
Automatisierte Follow-ups
Kein Kontakt? Mail-Sequenz nach 1, 3 und 7 Tagen. Termin gebucht? Übergang ins Onboarding.
Nurturing & Doku
Kein Interesse → Nurturing-Sequenz. Alle Interaktionen werden lückenlos im CRM dokumentiert.
Vom Vertrag zum aktiven Kunden – professionell und ohne Aufwand.
Sobald ein Kunde unterschreibt, startet automatisch ein strukturierter Onboarding-Prozess. Welcome-Mail, Fragebögen, Projekt-Setup und Kickoff – alles passiert von selbst, in der richtigen Reihenfolge. Dein neuer Kunde fühlt sich sofort gut betreut, ohne dass jemand manuell Mails schreiben muss.
Rechnung. Zahlung. Mahnung. Komplett ohne dich.
Vom automatischen Erstellen über den Versand bis zur Zahlungserkennung und Mahnung – dein Rechnungswesen läuft im Hintergrund.
Auto-Erstellung
Trigger-basiert (Buchung, monatliche Abrechnung) – Rechnung wird mit allen Daten generiert.
Automatischer Versand
Per E-Mail an den Kunden, Status „Offen“, Zahlungsfrist wird überwacht.
Banking-Integration
Zahlungseingang wird automatisch erkannt, Status wechselt auf „Bezahlt“, Bestätigung geht raus.
Mahnwesen
Erinnerung, Mahnung, optional Inkasso – alles nach definierten Fristen automatisiert.
Archivierung & Buchhaltung
Alle Belege werden archiviert und an Lexoffice oder Sevdesk übergeben.
Live-Dashboard
Offener Umsatz, Zahlungseingänge, überfällige Rechnungen – jederzeit auf einen Blick.
Vier Schritte zu deinem automatisierten Business.
Prozess-Analyse
Wir schauen tief in deine operativen Abläufe und identifizieren die größten Zeitfresser – die Stellen, wo du als GF gefangen bist.
Automations-Architektur
Wir designen ein maßgeschneidertes System, das zu deinem Business passt. Klare Roadmap mit Quick-Wins und langfristigen Hebeln.
Implementierung
Wir bauen, testen und integrieren alle Workflows. Komplett done-for-you – du musst dich um nichts kümmern.
Laufende Optimierung
Dein System wächst mit dir. Regelmäßige Reviews stellen sicher, dass kein Potenzial auf der Strecke bleibt.
Was unsere Kunden tatsächlich gewinnen.
Wie eine 8-Mann-Agentur 12 Stunden pro Woche eingespart hat – ohne einen Mitarbeiter zu entlassen.
Langsame Lead-Bearbeitung, vergessene Follow-ups und unstrukturierte Kundenprozesse haben das Wachstum ausgebremst.
- Leads erst nach Stunden kontaktiert
- Follow-ups vergessen
- Onboarding komplett manuell
- Rechnungen verzögert
- Sofortige CRM-Erfassung
- Automatische Antworten
- Strukturiertes Onboarding
- Automatische Rechnungen
Warum ein Berater seine geplante Assistenz-Stelle nie besetzt hat.
Ein Berater wollte eine Assistenz einstellen – 2.500–3.000 € monatlich. Nach der Implementierung von automatisiertem Lead-Handling, Onboarding und Rechnungsprozessen wurde die Rolle nicht mehr benötigt.
Statt einer Person, die du bezahlst, schulst und managst – ein System, das 24/7 läuft, nie krank wird und nie kündigt.
Vorher vs. Nachher.
Manuell, fragil, an dir hängend
- Alles läuft über deinen Schreibtisch
- Follow-ups gehen unter
- Onboarding ist jedes Mal anders
- Rechnungen bleiben liegen
- Dein Team weiß nicht, was als Nächstes kommt
Automatisch, stabil, unabhängig von dir
- Leads werden automatisch verarbeitet und nachgefasst
- Jeder Kunde durchläuft den gleichen professionellen Prozess
- Rechnungen, Mahnungen und Zahlungen laufen im Hintergrund
- Dein Team arbeitet eigenständig – ohne auf dich zu warten
- Du konzentrierst dich auf Sales und Wachstum
Finde heraus, wo du jede Woche 10+ Stunden verlierst.
23 Fragen. 5 Minuten. 1 klarer Score – der zeigt, ob dein Business an dir als Person hängt oder an sauberen Prozessen.
- Einen persönlichen Score mit konkreter Einordnung
- Die 4 größten Zeitfresser in deinem Business auf einen Blick
- Sofort umsetzbare Quick-Wins – unabhängig davon, ob wir zusammenarbeiten
Der Prozess-Audit
23 Fragen · 6 Seiten · Kostenlos
Finde heraus, wie viel Zeit und Geld du sparst.
Beantworte 6 kurze Fragen – und sieh sofort dein Einsparpotenzial.
Deine aktuelle Situation
Dein Einsparpotenzial
Live berechnet · konservativ
Diese Berechnung ist eine konservative Schätzung. In der kostenlosen Erstanalyse zeigen wir dir dein exaktes Einsparpotenzial.
Was sich für dich konkret verändert.
„Wir machen dein Fließband zu einem automatisierten System – damit du als Unternehmer wieder unternehmen kannst, statt nur zu arbeiten."
Für wen das sinnvoll ist
Coaches, Berater und Agenturinhaber mit 1–15 Mitarbeitern, die wachsen wollen – aber spüren, dass ihre Prozesse nicht mitwachsen.
Was du nicht bekommst
- Kein Verkaufsgespräch – sondern eine ehrliche Analyse.
- Keine Theorie – sondern konkrete Quick-Wins.
- Keine Tool-Empfehlungen – sondern ein fertiges System.
Wir machen dein Business unabhängig von dir.
Mein Name ist Leon Ostermann, und ich habe Ostermann Workflows gegründet, weil ich eine einfache Wahrheit immer wieder gesehen habe: Die besten Coaches, Berater und Agenturinhaber bremsen sich nicht aus, weil sie schlecht arbeiten – sondern weil ihr ganzes Business an ihnen als Person hängt.
Angefangen hat alles mit 14, als ich mein erstes Programm gebaut habe. Aus reiner Neugier, wie man Abläufe schneller und sauberer lösen kann. Diese Frage hat mich nie wieder losgelassen – und ist heute der Kern dessen, was wir tun.
Wir automatisieren die operativen Prozesse von Coaches, Beratern und Agenturen, damit sie mehr Umsatz machen und endlich vom Skalierungsplateau wegkommen – ohne dafür neue Mitarbeiter einstellen zu müssen. Kein Tool-Geplänkel, keine Lösung von der Stange. Sondern Systeme, die im Hintergrund laufen, während du dich auf das konzentrierst, was dein Business wirklich wachsen lässt.
Wonach wir arbeiten
Tiefe statt Oberfläche
Wir kennen die Workflows von Coaches, Beratern und Agenturen aus der Praxis. Wir optimieren keine einzelnen Tasks, wir bauen dein komplettes operatives Betriebssystem.
Ergebnisse statt Spielerei
Jede Automation hat ein klares Ziel: Zeit sparen, Kosten senken oder Umsatz steigern. Alles andere lassen wir weg.
Ehrlichkeit statt Verkaufsdruck
Wir schlagen nur etwas vor, wenn wir echten Mehrwert für dein Business sehen. Kein Verkaufsgespräch – sondern eine klare Einschätzung.
Partnerschaft statt Projekt-und-weg
Wenn ein Problem auftaucht, bist du nicht allein. Wir sind erreichbar – schnell und direkt. Dein System wächst mit dir.
Am Ende geht es um eine Sache: dass dein Business auch dann läuft, wenn du nicht im Maschinenraum stehst. Damit du als Unternehmer wieder unternehmen kannst, statt nur zu arbeiten.
Die häufigsten Fragen – ehrlich beantwortet.
Finde heraus, wo dein größter Hebel liegt.
In 30 Minuten bekommst du Klarheit, wo du jede Woche Stunden verlierst – und wie du sie sofort zurückbekommst.
- Individuelle Prozess-Analyse deines Business
- Konkrete Quick-Wins, die du sofort umsetzen kannst
- Klarer Fahrplan – ob mit uns oder ohne